西多摩医師会ICT多職種ネットワーク

一般社団法人 西多摩医師会「情報と連携のバリアフリー活動」
 「東京都在宅療養推進基盤整備事業(多職種ネットワーク構築事業)」に基づく

西多摩医師会ICT多職種ネットワーク開始!!

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クイックスタートアップのご案内

Q: ネットワークシステムはどのようなものですか?

本会の多職種ネットワーク構築検討会、同委員会、理事会等の協議を経て、運営コスト、操作性、安全性等から、(株)日本エンブレースの完全非公開型医療・介護SNS「メディカルケアステーション(MCS)」を選定しました。クラウドに連携情報をセキュア―に保管し、スマホ・パッド・PCなどお手持ちの機器から参照し手元に情報を残さないシステムです。何処からでも利用できます。

【ネットワークは3グループで構成されています】(枠外のダウンロードの説明図を参照してください)

医師会管轄グループ:医師会、三師会、災害医療、地域包括ケア等の情報連絡網です。
自由 グループ:勉強会・研究会等テーマ別の情報連絡網として活用します。
事業所及び療養者グループ:ネットワークの適正運用を図る事業者グループと、個々の療養者グループで事業所長が管理者を兼ねます。

Q: どうやって参加すればよいですか?

【STEP1】

A:
まず、事業所長(院長・施設長・所長等)が「事業所兼療養者グループ管理者」となり、医師会に「適正運用及び連携情報守秘に関する誓約書(様式1)」を提出して頂きます。
初回のみ「利用申込書兼参加者初期登録名簿(様式2)」を提出して頂ければ、医師会がその名簿から参加多職種の皆さんを、グループ単位でMCSに一括登録します。以降は、「事業所兼療養者グループ管理者」が事業所毎に参加多職種を管理することとなります。

Q:院長の私だけ医師会や研究会の情報網には参加したいのですが?

医師会、三師会、災害医療、地域包括ケア、研究会等の情報連絡網だけでも参加できます。療養者グループは開設せず、お一人で参加される場合も、STEP1の「事業所兼療養者グループ管理者」となる手続きは必要です。

Q:個人情報の利用や保全をどのように行いますか?

【STEP2】

A:
参加者の皆様に法令(法律、政令、省令、条例、規則、告示、通達、ガイドライン等を含む)や「西多摩医師会ICT多職種ネットワーク運用ポリシー」等を順守して頂きます。

【STEP3】

個々の療養者グループは、「個人情報使用同意書」を療養者・家族(代理権者を含む)と交わし開催して頂きます。

Q:異なる医師会で登録した多職種や西多摩域外の未登録多職種の連携はどうなりますか?

A:
地域包括ケアや本事業が市町村を主体に行うと位置付けられていることから、西多摩医師会は福生・青梅・あきる野以外の羽村・瑞穂・日の出・檜原・奥多摩地域の住民及び事業所を対象としています。一方MCSはインターネットを介し都道府県や市町村を超えた医療介護専用SNS機能を有しています。西多摩の地域特性として、療養者ケアにかかわる多職種が多市町村にまたがるケースが多くあります。その場合、療養者の方々の有益性を優先し、主として療養に係わる事業所グループ管理者は、その責任の下に、異なる市町村の療養者であっても療養者グループを開催でき、異なる医師会で登録した多職種であっても、招待すればそのグループに参加できることとしています。西多摩域外の事業所に所属する等で未登録の多職種の参加が必要な場合は、「事業所兼療養者グループ管理者」から招待された多職種が、自らMCSへの登録を行い、諸規定を順守して頂くことで参加できることとしています。

医師会によりMCSへの登録が完了しましたら、メールでお知らせします。
習うより慣れろです!さあ始めましょう!!(^^)!

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西多摩医師会ICT多職種ネットワーク(メディカルケアステーション)利用に係る

西多摩医師会ICT多職種ネットワーク運用ポリシー

西多摩医師会ICT多職種ネットワークは、「東京都在宅療養推進基盤整備事業(多職種ネットワーク構築事業)」(以下、「事業」という。)に基づき、インターネットを用いた株式会社日本エンブレースが提供するメディカルケアステーション(以下、MCSと略す。)を使用し、下記のポリシーをもって運用します。

【目的】

療養者が、自らの療養に関わる多職種とのコミュニケーションを向上し、主体的でより良い療養生活を送ることを支援するために運用します。また地域包括ケアに関する研修会やイベント案内・その他多様な情報連絡網、災害時の連絡網、テーマ別情報連絡網等としても、必要に応じて活用します。

【所管地域】

住み慣れた地域での療養を支える「地域包括ケア」の理念は、療養者が在住する市町村を主体に、その地域の多様な事業所の多職種が係わることを基本としています。事業の受託に当たり、西多摩二次保健医療圏域では、西多摩医師会(羽村市・瑞穂・日の出町・檜原村・奥多摩町)、青梅医師会(青梅市)、福生医師会
(福生市)、あきる野市医師会(あきる野市)が、所管地を分担して適正運用を図りかつ西多摩全域の一体的な連携をめざします。

【適正運用と個人情報保全の規範】

本ネットワークの適正運用と個人情報保全は以下の規範で担保することとします。
①医師法・医療法・介護保険法・個人情報保護法(政令・省令・条例・規則・告示・通達・ガイドラインを含む)
②医師会への事業所長の「適正運用及び連携情報秘守に関する誓約書(様式1)」
③西多摩医師会ICT多職種ネットワーク運用ポリシー
④事業所ごとに定めた守秘契約又は「事業所における業務情報守秘に関する誓約書(様式3)」
⑤職業的自律規範(プロフェッショナル・オートノミー)

【ネットワークの構成と管理】

ネットワークの総括的運営・管理は、西多摩地域・多職種ネットワーク構築委員会が、同理事会の承認の下行います。

(1)医師会管轄グループと「医師会管轄グループ管理者」の設置

西多摩医師会会長が「医師会管轄グループ管理者」となり医師会グループ、三師会グループ、災害医療グループ、地域包括ケア多職種グループ等を、必要に応じて開催し管理します。管理者の責任で必要に応じて他の会員を管理者として登録し、管理業務を委任できます。

(2)事業所及び療養者グループと「事業所兼療養者グループ管理者」の設置

①「事業所兼療養者グループ管理者」の設置

事業所長(医療機関・薬局・訪問看護ステーション・介護施設・居宅介護支援・介護サービス・地域包括支援センター等の各事業所及び自治体の担当部署)が医師会に「適正運用及び連携情報守秘に関する誓約書(様式1)」を提出し「事業所兼療養者グループ管理者」となります。管理者の責任で必要に応じて多職種を管理者として登録し、管理業務を委任できます。事業所長が一人で医師会、三師会、災害医療、地域包括ケア、研究会等の情報連絡網だけに参加する場合も、「事業所兼療養者グループ管理者」となる手続きは必要です。

②参加多職種の登録と事業所グループの開催

「事業所兼療養者グループ管理者」は、事業所毎にネットワークの適正運用を図るため参加多職種を登録・招待・承認・削除する権限を有します。初期登録に際しては、医師会に「利用申込書兼参加多職種初期登録名簿(様式2)」を提出すれば、事業所グループ単位で参加多職種をMCSに一括登録できます。以降は、「事業所兼療養者グループ管理者」が事業所毎に参加多職種を登録管理(事業所又は療養者グループに招待し承認)することとなります。登録する参加多職種数に制限はありません。
事業所内の参加多職種がネットワークの利用を終了した場合は速やかに削除し最新の登録状態を保つこととします。

③参加多職種の統括、教育

「事業所兼療養者グループ管理者」は「雇用時等の守秘契約」等事業所内の定めがない場合は、「事業所における業務情報守秘に関する誓約書(様式3:医師会への提出不要))」を締結し、適正運用、連携情報守秘及びIT機器のセキュリティについ参加多職種を統括し、定期的に教育を実施することとします。

④療養者グループの開催と管理

「事業所兼療養者グループ管理者」が、「個人情報使用同意書(様式4:医師会への提出不要)」を療養者・家族(又は代理権者)と交わし、個々の療養者グループを開催します。療養に係わっている事業所の多職種を招待して、療養者単位の療養者グループを運営します。単身者で家族や代理権者のいない場合は、サービス担当者会議等での合意を記録することで開催できることとします。現に入院・入所中で在宅者でない場合も利用できます。MCSの利用をしなくなった療養者グループは、「アーカイブ機能」を使って速やかに閉じることとします。

【地域属性:異なる市町村の療養者と参加多職種、域外等の未登録多職種等の取扱いについて】

地域包括ケアの構築や本事業が市町村単位で行われていることから、西多摩医師会は原則として所管地域である羽村市・瑞穂・日の出町・檜原村・奥多摩住民及び事業所を対象としています。一方MCSはインターネットを介し都道府県や市町村域を超えた医療介護専用SNS機能を有しています。
西多摩の地域特性として、療養者ケアにかかわる多職種が多市町村にまたがるケースが多くあります。その場合、療養者の方々の有益性を優先し、主として療養に係わる事業所グループ管理者は、その責任の下に、異なる市町村の療養者であっても療養者グループを開催でき、異なる医師会で登録した多職種であっても、招待すればそのグループに参加できることとします。西多摩域外の事業所に所属する等で未登録の多職種の参加が必要な場合は、「事業所兼療養者グループ管理者」から招待された多職種が、自らMCSへの登録を行い、諸規定を順守することで参加できることとします。

(3) 自由グループと「自由グループ管理者」の設置

各管理者や参加多職種は、本ネットワークの目的や運用ポリシーに反しない範囲で「自由グループ管理者」となり、その責任の下、参加多職種を招待しテーマ別の勉強会・研究会等の情報連絡網としてのグループを開催する事が出来ます。

(4)参加多職種の順守事項等について

参加多職種はIDやパスワード、情報機器の取り扱いについて、下記を遵守することとします。

【ID・パスワードの管理について】

(1) ID
やパスワードは参加多職種本人以外利用しないこと。
(2)一つの ID を複数人で共有しないこと。
(3)パスワードは、英数混合8ケタ以上とし、定期的(最長で2か月に1回)に変更すること。
(4)利用が終わったら必ずログアウトすること。
(5)パソコンの場合、離席時にも必ずログアウトすること。
(6)スマホやタブレット、パソコンなど、利用するすべての端末にはロックをかけること。

【IT機器のセキュリティ対策について】

(1)情報機器に対して起動時パスワード(英数混合8文字以上)を設定し定期的を変更すること。
(2)情報機器にファイル交換ソフト(Winny)等をインストールしないこと。

(3)情報機器には適切なウイルス対策ソフトをインストールしておくこと。
(4)ブラウザはIDやパスワードを記憶する設定にしないこと。
(5)MCSの操作においては、定められた手順を守り、情報のダウンロード、コピー、スクリーンショット等、
不適切な複製を行わないこと。
(6)連携情報については、業務上不要となった時点で速やかに消去すること

【その他】

・各療養者グループへの書き込みは、その療養者に関することのみとし、適切な範囲内で利用してください。
可能な限り登録してください。
・自分が担当からはずれた時には、該当する療養者グループから、すみやかに自らを解除してください。
・事業所を退職した場合など、MCS
の利用を終了した時は、自ら登録を解除してください。
・書き込みに際し、確定操作(入力情報が正しい事を確認する操作)を行い、入力情報への責任を明示してください。
・MCS
のシステム異常、不正アクセスを発見した場合、使用する機器が紛失もしくは盗難等に
あった場合には、
速やかに所属する「事業所兼療養者グループ管理者」に報告し、その指示に従ってください。

(5)登録料

登録料はありません。通信費は利用者負担となりますので、wifiなどで節約してくだい。


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